Auch „papierlos“ muss archiviert werden……
Das Problem:
E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff, genau festgelegt. Einen Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden können. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mails verstreut in den Postfächern der Mitarbeiter befinden.
Die Lösung:
Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt erstellt und veränderungssicher archiviert, so dass Sie die GoBD Bedingungen erfüllen können. Zusätzlich wird auch Ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist dann z. B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook möglich.
Unsere Leistung im Überblick:
- Komplettlösung für die gesetzkonforme E-Mail Archivierung zum monatlichen Festpreis
- Revisionssichere Ablage möglich
- Intelligente Suchfunktionen machen das Wiederfinden aller E-Mails unternehmensweit kinderleicht
- Automatisierte Lösung ohne Bedienungsaufwand für Sie
- Schutz vor Datenverlust bei Ihren E-Mails
- Volle Zugriffkontrolle und Rechtesteuerung, wer welche Mails einsehen darf
- Zugriff über Outlook, Webbrowser oder Smartphone möglich